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視頻會議系統作為IT系統中的一部分，在一般企業架構中其維護工作由專業人員負責。不過視頻會議系統涉及到網絡、硬件系統、遠程通信等技術，系統出現問題和故障涉及很多方面，因此在維護工作中，IT需對故障進行判斷，再找尋相關的辦法予以解決！
一般故障可分為以下四大類，涉及網絡設置、終端輸出配置等眾多情況，不同故障處理情況也不同。
第一類故障：視頻會議畫面卡頓
在會議進行中，如果視頻會議畫面出現突然卡住，聲音無法清晰的情況，這是由于網絡承載過高，或者網線故障導致，常規處理方法是檢查網絡線路的順暢性，如網先接口處是否損壞或者松動。如網絡線路的連接沒有異常，可進行網絡檢測，查看局域網流量是否正常，如局域網絡過高，可降低視頻會議IP呼叫的速率，控制局域網絡流量。
第二類故障：畫面遲緩和抖動
視頻會議系統最常見故障是畫面抖動、遲緩和出現馬賽克，一般專業人員將其判斷為丟包，但實際產生畫面不穩定可能牽涉到網絡、視頻終端等多種原因?？赏ㄟ^一些調整，幫助IT有效判斷及解決故障。
在遇到畫面不穩定的情況下，可首先嘗試降低IP呼叫的速率，重新進行呼叫，如重新呼叫連接后畫面穩定，說明其主要故障原因時網絡堵塞，在后期可通過IP呼叫控制和網絡升級來減少此類故障。
如網絡調整后無變化，可嘗試調整視頻終端的顯示質量，一般來說，各視頻終端采集圖像質量不同，部分支持720P，而部分支持1080p，調整視頻終端畫面質量，適應雙方的視頻質量。此外還可以通過Qos等控制視頻會議質量。
第三類故障：無法呼入
部分視頻會議系統故障會發生在使用前，即當啟動視頻會議系統，發現可視電話無法使用，一般來說，這類故障主要原因與網絡有關，第一網絡設置錯誤，第二是自身網絡防火墻。
網絡設置錯誤是常見問題，一般視頻會議終端出廠設置是早期設定的，在安裝后，企業需要參照使用說明書對網絡設置進行調整，在企業網絡調整中，部分網絡發生變化，需要及時調整保障網絡設置正確性。
企業網絡防火墻也是一個常見問題，常見的案例中，在設備調試中都正常使用，但是交付后某一天突然無法呼入，而經過廠商多方測試，才發現由于IT定時更新了企業網絡防火墻，導致無法正常使用，針對防火墻導致的故障解決方案更為簡單，直接移出防火墻名單即可。
第四類：IP故障問題
此外IP注冊失敗、未獲得IP地址也是常見的故障問題，例如啟動視頻會議后屏幕上會顯示未獲得IP地址或IP注冊失敗。在遇到IP地址未獲得情況時，可能是自動獲取IP失敗，檢查地址分配服務器是否存在，更改IP地址，此外確定ADSL的口令和密匙是否正確。在遇到IP注冊失敗時，檢查IP地址是否正確，重現鍵入正確IP地址。
隨著技術發展，當下視頻會議系統維護工作也在發生巨大變革，近年來云際視界等云視頻會議企業快速崛起，不同傳統視頻會議系統的維護，云視頻會議系統維護多為軟件維護工作，由云服務商負責，在一定程度上減輕企業維護壓力，同時云視頻會議更適合下一代技術發展方向，IT可給予一定的關注。